Attivare lo smart working potrebbe essere più semplice ed economico di quanto pensi.
Come affrontare lo Smart Working in 6 punti.
Oggi con la crisi del Covid-19 è diventato necessario attivare il lavoro da casa, o come viene chiamato Smart Working.
Vediamo insieme semplici step per capire quali passi si devono fare per lavorare in smart working senza perdere le nostre comodità che avevamo in ufficio o rendere efficiente il lavoro dei nostri collaborati produttivo.
Questo schema l'abbiamo utilizzato per portare in smart working i nostri clienti.
PUNTO 1 - Le linee telefoniche.
La soluzione più semplice per usare le linee telefoniche da qualunque posto è il voip.
Attenzione però il provider che vi fornirà il voip deve permettere di usare quelle linee da qualsiasi connessione.
Noi di solito utilizziamo Messagenet o CloudItalia, i costi di una linea VOIP si aggira intorno ai 3/5€ al mese escluso il traffico telefonico, ma includendo anche il traffico potete arrivare ad una spesa non superiore ai 15€ al mese (poi dipende sempre dal vostro utilizzo).
La migrazione da una linea telefonica tradizionale ad una voip avviene nel giro di 10 giorni, ma nell'attesa potete richiedere il trasferimento di chiamata al vostro gestore.
PUNTO 2 - Il centralino.
Noi consigliamo a tutti i nostri clienti di sostituire i centralini tradizionali o affiancarli con il centralino 3CX.
Questo centralino ha la comodità di essere utilizzato su qualunque pc tramite il browser oppure tramite l'app disponibile su IOS e su Android.
Il costo di questo centralino può essere anche gratuito per strutture aziendali molto piccole.
Può essere installato su cloud di AWS o Google con un costo di 5€ al mese oppure acquistando un micropc dal costo di 200€.
Quindi con questo centralino possiamo rispondere e comunicare con i nostri colleghi come se fossimo seduti alla nostra scrivania.
PUNTO 3 - Le mail e riunioni.
La soluzione migliore è GSuite.
E' la soluzione aziendale di Google che oltre a contenere il conosciutissimo Gmail contiene qualche strumento utile per le riunioni e la loro pianificazione.
Meet è lo strumento perfetto funziona senza dover istallare software.
Si possono fare riunioni fino a 250 persone (in questo momento chiedendo si può attivare anche fino a 1000 persone.
Il costo è di circa 5€ al mese per utente, ma anche con un solo utente si possono avere infinite mail.
Se sembra tanto dovete anche valutare la sicurezza che vi fornirà alla vostra azienda riducendo la possibilità di prendere qualche virus.
PUNTO 4 - Accesso ai dati.
Il metodo più semplice per accedere ai dati è tramite una VPN, ci sono tanti modi per fare una VPN.
Tutti i firewall hanno un sistema, forse dovrete acquistare un software, ma di solito costa poche decine di Euro.
Se avete un NAS della Synology o della Qnap avete a bordo il software per fare una VPN verso il vostro NAS.
Potete installare una virtual machine e installare un software come OpenVpn che vi permetta di attivare le VPN.
Insomma accedere ai dati che risiedono sul vostro server o nas solitamente è molto semplice.
PUNTO 5 - Gestionali.
Rendere accessibili i gestionali dall'esterno è forse la questione più complicata.
Ogni gestionale ha modalità di utilizzo differente, ma soprattutto bisogna capire come implementare la sicurezza.
Possiamo dividere i gestioni in 3 categorie:
Gestionali a interfaccia web: In questo caso non pensate solo di rendere pubblica la porta 80 o 443 perché comunque potrebbero esserci problemi per la sicurezza, quindi comunque per accedere sarà necessario configurare una VPN.
Gestionali Client-Server ad alto uso di banda: In questo caso consigliamo di installare un server Microsoft con Remote Desktop System su cui installare la parte client del vostro gestionale. Per raggiungere il server sarà necessario sempre usare una VPN, ma RDS è molto efficiente quindi anche con 2Mbps di banda si potrà lavorare bene. Inoltre per far lavorare 10 persone in contemporanea basterà una macchina con 32GB di RAM. Il contro di questa soluzione è il costo delle licenze Microsoft che non è bassissimo una licenza RDS costa circa 100/120€ per utente. Se non avete la licenza di Windows Server dovete metter in conto altri 700/1000€ (dipende dalla versione della licenza).
Gestionali Client-Server a basso uso di banda: In questo (raro, rarissimo) caso nel caso il vostro gestionale usi poca pochissima banda potete pensare di installare il client sul vostro pc casalingo e usare la VPN per comunicare con il server. In questo caso l'implementazione è a bassissimo costo.
PUNTO 6 - Virtualizzazione Desktop Client.
Questa soluzione permette di virtualizzare il desktop in ufficio.
Questa soluzione riportata il nostro desktop dell'ufficio a casa utilizzando sistemi di virtualizzazione e connessione tramite Remote Desktop System contenuti gratuitamente dentro Windows 10/8/7.
Virtualizzare un sistema desktop ha costo piuttosto alti sia perché è necessario avere un server con molta RAM e molto spazio disco con performance molto alte.
Questa soluzione va bene per aziende più strutturate che abbiano la necessità di dare piena continuità lavorativa ai propri collaboratori.
In conclusione attivare lo smart working potrebbe non essere così difficile e oneroso.
La regione Lazio ha stanziato degli aiuti a fondo perduto per ristrutturare le aziende e professionisti, quindi la soluzione potrebbe essere a costo ZERO.
Ovviamente va fatta una valutazione complessiva.
Puoi contattarci per una consulenza GRATUITA, anche se hai un consulente che già ti segue per un secondo consulto.